ISAD-G ist ein internationaler Standard zur Archivgutverwaltung. Dieser Standard findet auch in vielen Verwaltungsarchiven Anwendung. In Zeiten der DSGVO ist das Löschen von Daten ein muss. Freilich gibt es zB. historische bedeutungsvolle Daten, die in einem Archiv aufzubewahren sind. Die Anwendung cmISAD-G unterstüzt Sie dabei, diese Archivale zu erschließen. Die Eigenschaften „Suchbar“, „Einsehbar“ und „Entlehnbar“ sind im Bearbeiten-Modus unter Nutzung zu finden. Wenn das zugehörige Datum abläuft und die Sichtbarkeit nicht gesetzt ist – so wird dies automatisch gesetzt (zB. „Suchbar ab“ liegt in der Vergangenheit, suchbar ist inaktiv – so wird „suchbar“ automatisch aktiviert).
Jedes Archivale kann sein eigenes Bild tragen – wie sie am Screenshot unten sehen können. Ansonsten erhalten sie das ISAD-G Standardbild.
Dazu unterstützt cmISAD-G auch das Pertinenz-Prinzip (sachliche Gliederung, liegt dem ISAD-G zurgunde) und auch das Provenienz-Prinzip, in dem Sie die Herkunft der Archivalien (=Verzeichnungseinheiten) anhand einer Provenienz festhalten können. Eine Provenienz ist aber nicht schlicht ein Textfeld, sondern Provenienzstellen sind Objekte einer eigenen Klasse, die Sie als Archivar_in verwalten. Archivalien werden dann einer Provenienzstelle zugeordnet.
Ein Benutzer (z.B. Benutzer gast) kann auch mit dem „Nur-Lesen“ – Recht ausgestattet werden. Damit können Sie sicherstellen, dass dieser Benutzer keinerlei Daten ändert. Außerdem sind sichtbare und suchbare Archivale der Öffentlichkeit zugänglich, eine eigene Registrierung ist nicht erforderlich.
Suche
Praktisch alle Daten einer Verzeichnungseinheit sind mittels der eingebauten Volltext-Suche suchbar. Nicht gesuchte Begriffe sind mit einem – (Minus) zu Präfixen. Quotes sind unter „-Anführungszeichen zu setzen. In der Suche brauchen Sie nicht auf diakritische Zeichen (Akzentzeichen) sowie Groß-/Kleinschreibung zu achten. Allerdings können Sie nicht nach Wortteilen suchen!
Die Verzeichnungsebene können sie unter Angabe eines der Schlüsselwörter – AFONDS, BSERIES, CFILE oder DITEM für Bestand, Serie, Akt/Reihe und Einzelstück – filtern. Dabei dürfen Administrator_innen und Archivar_innen alle Verzeichnungseinheiten suchen und sehen, „normale“ Benutzer können nur „suchbare“ Archivale suchen und nur „einsehbare“ Archivale sehen.
Import und Export
Um den Datenaustausch zu ermöglichen, gibt es auch ein von uns entwickeltes XML-Schema – dieses können Sie in der Anwendung downloaden. XML-Dokumente die sich unserem Schema beugen (Beispiel-Dokument ebenfalls in der Anwendung zum downloaden) können ganz einfach in unser Archiv mit dem Menüpunkt „XML Dokument mit neuen Daten laden“ geladen werden.
Bereist vorhandene Verzeichnungseinheit (mit der selben Signatur) werden beim Laden einfach ignoriert. Auch gibt es eine Export-Funktion, die das jeweilige Element, seinen Vater und seine Kinder entsprechend unserem XML-Schema für ISAD-G exportiert und das XML Dokument zum Download anbietet. Diese findet sich einfach oben als Download-Symbol beim Anzeigen einer Verzeichnungseinheit.
Unsere App verfolgt ein Mandantenkonzept. Um Daten anzulegen, müssen Sie sich für einen Mandanten registrieren. Zu Testzwecken stellen die App 90 Tage lang kostenlos zur Verfügung! Über diesen werden die kommerziellen Aspekte (via Paypal) abgewickelt, er legt ihr Kontingent fest. Archivale die suchbar und sichtbar sind werden auch allen anonymen Benutzern (ohne login angezeigt) – sie sind also publiziert.
Preis
Die ersten 90 Tage sind kostenlos. Dies sollte Ihnen die Möglichkeit zum ausgiebigen Testen unseres Produktes geben. Danach gibt es cmISAD-G in einer Jahressubskription, wobei ein Fixum von € 20,- / Monat und für ein frei zu wählendes Kontingent von Archialien € 0,001 / Monat anfallen. Unterjährige Kontingentserhöhungen sind möglich, wobei für das Fixum/Kontingent für die verbleibenden Tage gut geschrieben wird. Allerdings wird dadurch die Subskription auf ein neues Jahr verlängert.
Für onPremise-Installationen kalkulieren sie den Preis auf 5 Jahre ohne Fixum; Software-Aktualisierung 20%. Gerne können Sie uns hinsichtlich Sonderkonditionen kontaktieren – wir werden ihr Anliegen eingehend prüfen!
Berechnungsbeispiel 1 – Archiv mit 10.000 Archivale:
Fixgebühr € 240,- + 10.000 * 0,001 * 12 Monate (Variable Kosten = €120,-) -> ergibt eine Jahresgebühr von € 360,- exkl. MwSt.
Berechnungsbeispiel 2 – Archiv mit 1.000.000 Archivale:
Fixgebühr € 240,- + 1.000.000 * 0,001 * 12 Monate (Variable Kosten = €12.000,-) -> ergibt eine Jahresgebühr von € 12.240,- exkl. MwSt. In dieser Größenordnung sollten Sie allerdings Kontakt mit uns suchen, da wir hiere eine eigene Infrastruktur empfehlen würden!
(Alle Preise sind exkl. MwSt)
Technische Umsetzungsdetails
Die Anwendung wurde mit Java Spring Boot, MongoDB als Persistenzschicht und als Volltextengine sowie Spring MVC, Thymeleaf und Bootstrap am Frontend erstellt. Die Anwendung steht als Docker-Container zur Verfügung. Eine Testinstanz ist unter https://isadg.cloudmasters.at erreichbar. Melden Sie sich dort ggfalls. bitte als Benutzer „gast@cloudmasters.at“ mit dem Kennwort „gast“ an.
Kontaktieren Sie uns bei Fragen oder auch hinsichtlich der kommerziellen Aspekte.